Nosūtītie darba e-pasti ir uzskatāmi par sava veida dokumentiem, kas var tikt gan pārsūtīti tālāk, gan saglabāti. Tāpēc ir svarīgi pievērst uzmanību tam, kā tie tiek sagatovti. Lai nenonāktu situācijā, kad nepārdomāti uzrakstīts darba e-pasts kļūst par iemeslu kādai nevēlamai situācijai, ņem vērā šos ieteikumus.

 

  • Izvēlies atbilstošu e-pasta nosaukumu jeb tematu

E-pasta nosaukuma jeb temata izvēle ir ļoti svarīga. Atbilstoši izvēlēts temats (subject line) garantēs to, ka e-pasta saņēmējs to patiešām atvērs un izlasīs. Ja Tavam e-pastam būs pārāk garš, nesaprotams nosaukums vai tā nebūs vispār, visticamāk, cilvēks, kam paredzēts e-pasts, uztvers to, kā nenozīmīgu ziņu, kuru nav vērts apskatīt. Tāpēc izvēlies skaidru, ne pārāk garu e-pasta nosaukumu, lai saņēmējam būtu uzreiz skaidrs, par ko ir e-pasts.

 

  • Pārdomā e-pasta struktūru

Darba e-pasta struktūra ir visai līdzīga jebkurai citai vēstulei. Tajā jāiekļauj gan uzruna, gan pamatteksts, gan paraksts. Katru no šīm daļām jeb paragrāfiem nepieciešams atdalīt ar atstarpi. Tā ir vispārpieņemta prakse. Tāpat arī neaizmirsti atdalīt ar atstarpi paragrāfus, ja tie tekstā ir vairāki. Tas Tavu e-pastu padarīs pārskatāmāku un labāk saprotamu. Līdz ar to ir lielāka iespēja, ka e-pasta saņēmējs patiešām izlasīs visu tā saturu, jo to būs ērti izdarīt.

 

  • Nepārspīlē ar teksta apjomu

Atceries, ka e-pasts pārsvarā ir paredzēts ātrai un vienkāršai saziņai. Tāpēc nepārspīlē ar teksta apjomu. Centies e-pastā iekļaut tikai pašu svarīgāko informāciju, ko nepieciešams nodot e-pasta saņēmējam. Neviens nevēlas veltīt laiku pārlieku gara teksta lasīšanai. Ja tomēr teksts ir sanācis salīdzinoši garš, iespējams, tajā var izcelt svarīgāko, izmantojot treknrakstu (bold) vai uzsvēruma punktus (bullet points). 

 

  • Atceries, ka tas tomēr ir darba e-pasts

Ja raksti e-pastu darba vajadzībām, tad atceries pievērst uzmanību gan gramatikai, gan pareizrakstībai, lai atstātu profesionālu iespaidu. Pirms nosūtīšanas vienmēr visu pārlasi un pārliecinies, ka tajā nav ieviesušās kļūdas. Tāpat ievēro lielo un mazo burtu pareizu izmantošanu. Tā kā tas ir darba e-pasts, tad nebūtu ieteicams izmantot emocijzīmes vai žargonvārdus.